Відразу скажемо, що трудова може знадобитися далеко не завжди. Але в багатьох випадках все-таки вимагають дану папір. По суті, ТК є другим за ступенем важливості документом для людини після його паспорта. призводить до негативних наслідків, а відновити всі записи в ній досить складно, особливо якщо її власник змінив кілька місць роботи.

Заздалегідь зробити ксерокопію трудової - навряд чи розумне рішення, тому що такий папір має обмежений термін придатності.

Ось ситуації, коли найчастіше просять показати таку копію:

• Оформлення візи, щоб відвідати іншу країну.
• Отримання закордонного паспорта.
• Надання в ПФР відомостей про місце роботи і загальним виробничим стажем.
• Коли потрібно відновити свою трудову.
• При створенні свого резюме і його пред'явленні роботодавцю.
• Щоб отримати грошові позики в кредитних організаціях.

У всіх цих випадках необхідна копія трудової і без неї не обійтися.

Найчастіше з таким документом людина йде в банківську установу за отриманням кредитів. А банку необхідні про свій новий позичальника такі відомості, як стаж роботи, компанія, де він працює, рівень заробітної плати та наявність офіційного працевлаштування. На основі такої інформації банк і вирішує, видавати своєму клієнтові гроші або ж відмовити йому.

Організації щодо соціального захисту громадян теж часто просять трудову, коли громадянин приходить до них за отриманням допомоги. Просять такий документ і в суді. Загалом, випадків, коли беруть копію ТК, досить багато, і всі їх перерахувати неможливо. Ми відзначили лише найпопулярніші.

Вимоги до ксерокопії

Кожна копія трудової книжки, щоб вона була офіційною та діючої, повинна бути завірена.

Завіряти її можна як в нотаріальній конторі, так і на своїй роботі в відділі кадрів. Найчастіше надається документ роботодавцем. Завірена копія видається співробітникові бухгалтером компанії, де він працює, після подачі письмової заяви. Через 3 робочих дня документ повинен бути готовий (ст. 62 ТК РФ). Якщо потрібно не вся книжка, а якась певна сторінка, то можна роздрукувати і завірити саме її. Друк повинна бути чіткою, щоб кожне слово легко читалося. Сторінки позначаються підписом «копія вірна», на них проставляється печатка підприємства. Сторінки нумеруються, але це необов'язкова процедура. Відповідальна особа поруч з відміткою про те, що копії можна вірити, ставить свій особистий підпис і розшифровує її. В обов'язковому порядку потрібно ще вказати дату, коли такий папір створювалася.

висновок

Багато державні і недержавні організації можуть вимагати від людини ксерокопію його трудової, щоб після цього надати якісь послуги. Зазвичай вона йде в переліку інших необхідних документів.

Засвідчення копії трудової книжки - завдання нескладне, але, тим не менше, вимагає спеціальних знань. З таким завданням стикався, мабуть, кожен кадровик або керівник організації. Для чого потрібна копія трудової книжки  і як її правильно зробити, розглянемо в цій статті.

  Для чого потрібна копія трудової книжки

Сучасне життя громадян, наповнену подорожами, придбаннями і покупками, затьмарити може, напевно, лише ходіння по інстанціях і збір різних документів для здійснення цих заходів. Як з цим пов'язано завірення копії трудової книжки?

Копія трудової книжки може знадобитися для оформлення закордонного паспорта, пенсії, субсидій, соціальних виплат, в банку для отримання кредиту або іпотеки і т. Д. А оскільки трудова книжка знаходиться у роботодавця до дня звільнення працівника і видавати на руки він її не може, різні інстанції вимагають завірену копію трудової книжки.

  Порядок засвідчення копії трудової книжки

Засвідчення копії трудової книжкизазвичай проводиться у основного роботодавця. Це може відбуватися в кадровому відділі або іншому структурному підрозділі, що відповідає за ведення трудових книжок (в бухгалтерії, наприклад). В організаціях з невеликою чисельністю штату, де окрема посада кадровика не передбачена, запевнити трудову книжку може керівник організації або індивідуальний підприємець. У будь-якому випадку це має бути особа, уповноважена наказом на ведення, облік і зберігання трудових книжок.

Відповідно до чинних Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, встановленими Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 (ред. Від 25.03.2013) «Про трудові книжки», наймач повинен на письмову вимогу працівника зробити копію трудової книжки або витяг з неї. Також встановлено термін для видачі копії - не більше 3 робочих днів. Відмінність виписки від копії полягає в тому, що у виписці містяться копії заповнених сторінок, а в повній копії - все листи трудової книжки, включаючи порожні.

  Варіанти виготовлення копії трудової книжки

Є 2 варіанти виготовлення копії трудової книжки.

1 варіант: на всіх відкопійованих сторінках ставляться відмітка «Копія вірна» та дата, розписується уповноважена особа, розшифровується його підпис, ставиться печатка організації (індивідуального підприємця). Даний спосіб використовується найчастіше.

2 варіант: все откопировать сторінки прошиваються, на звороті приклеюється відрізок чистого паперу на місце зшивання. На ньому пишеться, скільки прошито і пронумеровано сторінок, ставиться відмітка «Копія вірна», дата, підпис уповноваженої особи, ініціали та прізвище (прізвище та ініціали), печатка організації (індивідуального підприємця).

Якщо копія трудової книжки робиться за основним місцем роботи, на копії сторінки з останнім записом відповідальна особа записує: «працює по теперішній час», ставить підпис з розшифровкою, дату та печатку.

• В тому і іншому випадку копії (зроблені на ксероксі, сканері або роздруковані - значення не має) повинні бути розбірливими та читаються, інакше їх можуть не прийняти.
• Копії знімаються з усіх сторінок, де є записи, включаючи вкладиш до трудової книжки і титульний лист.
• Слід заздалегідь дізнатися в тій інстанції, куди надається копія, в якому форматі вона їм потрібна, чи можна робити кілька копій сторінок трудової книжки на одному аркуші формату А4. Для деяких організацій це принципово важливо.
• Для внесення запису про відповідність копії оригіналу можуть використовуватися штампи, а також може ставитиметься печатка - як організації, так і її структурного підрозділу. Наприклад, «ТОВ" ЛІМІТ "відділ кадрів».

У цій статті перераховані всі основні правила засвідчення копії трудової книжки, які допоможуть заощадити ваш час і сили.

Трудова книжка - це один з найважливіших документів, необхідних для влаштування на роботу. У ній фіксується історія трудової діяльності людини, яка представляє чималий інтерес для роботодавця. На кожному новому місці роботи в трудовій книжці роблять записи. У них фіксуються назви підприємств, займані посади і інша важлива інформація. Багато хто задається питанням: для чого потрібна копія трудової книжки і чому не можна скористатися оригіналом.

Трудову книжку можна вважати другим за ступенем важливості документом після паспорта. Її втрата може призвести до неприємних наслідків, оскільки відновити в ній все записи практично неможливо. Особливо це актуально для тих, хто змінив кілька місць роботи, адже обійти всіх своїх колишніх роботодавців і домогтися від них відновлення записів буде дуже складно. Наявність копії загубленої книжки значно спростить ситуацію, адже з її допомогою можна буде відновити втрачену інформацію.

Трудова книжка, як правило, після прийому здобувача на роботу відправляється у відділ кадрів і зберігається там до звільнення. Завдяки цьому ризик втрати значно знижується. Співробітник не має права отримати на руки свою трудову доти, поки він працює на даному підприємстві. Але він завжди може розраховувати на надання копії, якщо виникне така необхідність. Зазвичай копіювання здійснюється за допомогою ксерокса, рідше - сканера і принтера.

Куди потрібна копія трудової книжки?

Ми часто стикаємося з ситуаціями, коли нам потрібно підтвердити свою зайнятість в різних організаціях. Наприклад, в банках зазвичай не видають навіть невеликі кредити, якщо людина не може надати документ, що підтверджує його зайнятість. Копія трудової також може знадобитися для пристрою на додаткову роботу, оскільки надати другому роботодавцю оригінал неможливо.

Копія обов'язково повинна бути якісною. Якщо на будь-якої її сторінці буде погано видно якесь слово, друк або підпис, то краще переробити заново.

Кожна сторінка повинна бути позначена написом «копія вірна». Поруч ставиться підпис, що підтверджує достовірність інформації. Це не обов'язково повинна бути підпис керівника підприємства. Замість нього може розписатися, наприклад, начальник відділу кадрів. Поруч з автографом повинна бути написана розшифровка посади і прізвища.

Сторінки копії бажано пронумерувати. Кругла печатка підприємства підтверджує достовірність наданої інформації. Її найкраще поставити поруч з підписом (або прямо на ній).

Для отримання копії трудової книжки необхідно подати відповідну письмову заяву до відділу кадрів. Слід вказати причину, по якій вона вам знадобилася, але роботодавець не має права відмовити вам у наданні копії, навіть якщо відсутня поважна причина, по якій був отриманий відповідний запит.

Організації, куди надається копія трудової книжки найчастіше

Найбільш часто інформація з трудової книжки використовується для отримання банківських кредитів, так що рекомендується вказувати саме таку причину. Для оформлення закордонного паспорта копія цього документа за новими правилами вже не потрібно. Якщо ви хочете влаштуватися на додаткову роботу, то про це доцільніше буде промовчати, щоб уникнути непорозумінь.

Підприємства та організації готові надати своїм співробітникам копії трудової навіть без вказівки причини. Тим більше, що сам процес створення і правильного оформлення копій не дуже трудомісткий. Згідно із законом копія повинна бути надана не пізніше трьох днів з моменту подачі заяви.

Якщо ви не знаєте, куди потрібно копія трудової книжки, ви можете зробити її заздалегідь «про всяк випадок», навіть якщо в поточний період вона вам і не потрібна. У сучасному ритмі життя ніколи не знаєш, що тобі може знадобитися в найближчі дні.

Багато людей вже взяли за правило завжди мати при собі ксерокопію паспорта та багатьох інших важливих документів. Так чому б не обзавестися і копією трудової? Цей документ є наочним доказом вашої зайнятості, в ньому вказана повна історія всієї вашої трудової діяльності. Це може виявитися корисним в різних ситуаціях: від оформлення термінового кредиту до пристрою на додаткову роботу.

Кожна людина хоча б один раз в житті заводить трудову книжку. Основне призначення цього документа - фіксувати трудовий стаж працівника протягом усього життя. Його можна вважати задокументованої пам'яткою професійної діяльності людини. Трудова зберігає в собі багато цікавої інформації про працівника, тому при влаштуванні на новому місці роботодавець серед інших документів в першу чергу вимагає надати саме трудову книжку. Вона є підтвердженням отриманого раніше освіти і професійних навичок. З огляду на всі перераховані характеристики, можна зробити висновок, що ця, здавалося б, простенька книжечка, після паспорта вважається найголовнішим документом для людини.

При влаштуванні на роботу громадянин передає свою трудову книжку керівництву підприємства. Вона зберігається у відділі кадрів весь час аж до звільнення працівника. Відповідно до вимог кадрового діловодства, наказом по підприємству призначається співробітник, відповідальний за облік, ведення і зберігання трудових книжок всіх працівників організації.

Іноді у людини виникає потреба з яких-небудь причин надати трудову книжку для підтвердження зайнятості в ту чи іншу організацію. За затвердженим правилам відповідальний працівник підприємства не має права до моменту звільнення віддати працівникові на руки цей документ. Є тільки один вихід з такого становища. Працівникові може бути видана копія трудової книжки, яка цілком замінює оригінал і може бути залишена за місцем вимоги. Для того щоб отримати її, працівник зобов'язаний написати заяву в довільній формі з проханням видати йому копію. Причому в заяві обов'язково потрібно вказати причину, по якій саме знадобилася копія трудової книжки. Наприклад, людина хоче оформитися в іншому підприємстві на але трудова книжка будь-якого працівника повинна обов'язково зберігатися за основним місцем його роботи, тому замість оригіналу йому протягом трьох днів повинна бути видана копія трудової книжки. Робиться це досить просто. На звичайних А4 ксерокопіруют всі заповнені сторінки оригіналу, що стосуються відомостей про роботу, включаючи Сторінки скріплюються разом і прошиваються. На останній сторінці робиться додатковий запис у відомостях про роботу такого змісту: «Працює по теперішній час». Записи присвоюється черговий номер, вказується дата видачі копії трудової книжки, а нижче ставиться підпис відповідального працівника з розшифровкою посади і прізвища. Копія трудової книжки майже готова. Але це ще не все.

Кожна сторінка копії обов'язково повинна бути завірена. Для цього робиться напис «Копія вірна». Під нею ставиться підпис працівника, який завірив копію з розшифровкою посади і прізвища. Це необов'язково повинен бути керівник підприємства. Запевнити може начальник відділу кадрів або фахівець, провідний персоніфікований облік. На готову напис неодмінно потрібно поставити круглу печатку компанії-роботодавця. Все прошиті сторінки нумеруються, а на останній з них робиться напис «прошиті, пронумеровано та скріплено печаткою« стільки-то »сторінок». Ця завірена копія трудової книжки повністю підтверджує оригінал і може бути надана на вимогу в будь-яку організацію. Подібний документ часто запитують банки при оформленні кредитів для підтвердження платоспроможності клієнта, але ця причина не єдина.

Останнім часом люди стали частіше їздити за кордон. Привід буває найрізноманітніший: запрошення в гості, відрядження, відпочинок і так далі. Для виїзду за межі країни громадянин обов'язково повинен оформити закордонний паспорт. У деяких країнах це не потрібно, але у нас поки потрібно. Для оформлення закордонного паспорта в Федеральну міграційну службу необхідно надати цілий пакет документів, серед яких обов'язково повинна бути інформація про місце роботи. Зараз при оформленні всі працюючі громадяни заповнюють заяву певної форми на видачу закордонного паспорта, в одному з пунктів якого прописується вся їхня трудова діяльність за останні десять років. Заява це завіряється обов'язково за місцем роботи печаткою у відділі кадрів. Друк діє протягом одного місяця. Непрацюючі громадяни виконують ту ж процедуру, а замість запевнення даних фахівцем відділу кадрів надають оригінал трудової книжки. За новими правилами копія трудової книжки для закордонного паспорта зовсім не потрібно. Це додає роботи самому громадянину, зате скорочує обсяг роботи кадровій службі підприємства і впорядковує документообіг служби міграції.

В останні роки неодноразово з'являлася інформація про розробку законопроектів, автори яких хотіли змусити роботодавців платити ПДФО з доходів своїх працівників не за місцем постановки на облік роботодавця-податкового агента, а за місцем проживання кожного співробітника. Нещодавно ФНС висловилася різко проти подібних ідей.

Для чого потрібна копія трудової книжки?

Відомості про роботу громадянина можуть знадобитися йому в багатьох випадках - від спілкування з держорганами до кредитування в банках.

Підтверджує ці факти трудова книжка - головний документ про трудову діяльність.

У переважній більшості таких випадків потрібна все ж таки не сама трудова книжка, а її копія.

Трудова книжка і її копії

Згідно з трудовим законодавством трудова книжка зберігається у роботодавця. Працівникові вона видається тільки в двох випадках: при розірванні трудового договору та при витребування її до відповідних фондів для обов'язкового соціального страхування або забезпечення (статті 62 і 84.1 Трудового кодексу РФ).

Трудова книжка - документ суворого обліку, порядок ведення якого скрупульозно регламентується законодавством.

Тому все інші непередбачені законом випадки видачі її працівнику є порушенням, за яке роботодавець може бути покараний наглядово-контрольними органами в сфері праці.

У ситуації, коли громадянину необхідно надати куди-небудь інформацію про свою трудову діяльність, виручить копія трудової книжки.

Працівник має право звернутися за її видачею до роботодавця шляхом подання письмової заяви про це, і той зобов'язаний видати завірену належним чином копію безоплатно протягом трьох днів з моменту звернення (ст. 62 ТК РФ).

Ця копія часто є простою ксерокопію або скан-образ (в електронному вигляді) кожного аркуша трудової книжки, включаючи вкладиш в неї (якщо він є).

У деяких випадках (якщо того вимагає законодавство або внутрішні локальні акти організації) необхідно копіювати і порожні аркуші трудової книжки, завіряти копію трудової книжки підписом посадової особи організації, що видала її, а також печаткою.

Коли громадянин не працює, трудова книжка повинна перебувати у нього на руках. Якщо при цьому виникла необхідність надати куди-небудь завірену копію трудової книжки, можна запевнити її у нотаріуса. Але зазвичай в такому випадку її запевняють в тій організації, для якої копія потрібна (при представленні оригіналу).

Куди потрібно копія трудової книжки?

Ситуації, в яких у громадянина можуть зажадати пред'явити копію трудової книжки, різноманітні.

Серед них найбільш поширені:

• укладення кредитного договору з банком;
• співбесіду при пошуку нової роботи;
• отримання закордонного паспорта або візи для в'їзду в іноземну державу;
• оформлення субсидій та пільг в органах соціального захисту населення тощо

Розглянемо докладніше першу ситуацію, оскільки найбільше запитань виникає саме тут.

Копія трудової книжки для банку

При укладанні кредитного договору на велику суму (зокрема іпотечного кредиту) практично всі банки в числі необхідних документів вимагають у клієнта копію його трудової книжки.

Крім підтвердження правдивості повідомлених майбутнім позичальником відомостей, банку це потрібно для:

• встановлення ступеня платоспроможності передбачуваного клієнта;
• визначення його основного стабільного джерела доходу;
• підстраховки для можливого стягнення суми кредиту за місцем роботи позичальника в разі її неповернення.

Кредитна комісія банку приймає рішення про видачу кредиту, виходячи з проведеного аналізу ймовірності повернення боргу. Чималу роль в цьому відіграє інформація про сталість клієнта в трудових відносинах, джерелом якої є його трудова книжка.

Так, особи, занадто часто змінюють місце своєї роботи (у яких за останній час багато записів про працевлаштування та звільнення в трудовій книжці), не завжди можуть бути визнані надійними клієнтами.

Аналогічні справи і з особами, в трудових книжках яких є записи про звільнення за так званим винним підставах, передбачених ст. 81 ТК РФ (за систематичні порушення трудової дисципліни, прогул, поява на роботі в нетверезому вигляді, вчинення розкрадання за місцем роботи та ін.).

Подібним клієнтам часто відмовляють у наданні кредиту, причини при цьому можуть не пояснюватися.

Як оформити копію трудової книжки для банку?

Правила щодо пропонованих документів у кожного банку свої. Попереднє їх вивчення дозволить клієнтові мінімізувати ризик невидачі кредиту.

Тому майбутньому позичальникові насамперед потрібно знати, які вимоги до копії трудової книжки пред'являє саме обраний банк. Їх можна дізнатися в офісі банку або на його сайті в інтернеті.

Зазвичай вимоги банків до оформлення копії трудової книжки такі:

• досить копіювати листи трудової книжки з наявними записами, а не порожні (наскрізна нумерація записів в ній не дозволить вилучити невигідні);
• на одному аркуші А4 розташовувати один або два розвороту документа в масштабі не менш 100%;
• зворотний бік аркуша не використовується;
• якщо запис про останній працевлаштуванні знаходиться в кінці розвороту трудової книжки, то слід зробити копію наступного порожнього листа (щоб у кредитній комісії не виникло сумнівів про наявність наступних записів);
• кожен лист ксерокопії повинен бути завірений підписом посадової особи (із зазначенням його посади) і печаткою організації;
• ксерокопія трудової книжки після останнього запису про прийом на роботу повинна містити напис синьою ручкою: «Працює по теперішній час на посаді такий-то. Номер запису, поточна дата ». Цей напис має бути засвідчена підписом посадової особи (із зазначенням посади);
• остання сторінка копії трудової книжки, як і всі інші листи, також має бути засвідчена підписом посадової особи та печаткою організації. Тобто на останній сторінці повинні бути два запевнення і дві печатки: по-перше, записи про те, що працівник працює за цей час, по-друге, запевнення сторінки в цілому.

Так в загальних випадках виглядає копія трудової книжки для кредиту. Дотримання цих нескладних правил може підвищити шанси майбутнього позичальника отримати кредит.